一.儀器設(shè)備檔案需要放什么內(nèi)容？

　　儀器設(shè)備檔案的記錄應(yīng)至少包括以下八個方面:(1)識別設(shè)備及其軟件；(2)制造商名稱.型號.出廠編號；(3)檢查設(shè)備是否符合規(guī)范；(4)儀器設(shè)備的存放位置；(5)制造商的說明書，或指明其存放地點；(6)所有定/校準.檢查報告和證書；(7)設(shè)備維護計劃和維護記錄；(8)設(shè)備的任何損壞.故障.改裝或修理。

　　儀器設(shè)備檔案管理是動態(tài)的.連續(xù)的過程。儀器設(shè)備檔案包括采購儀器設(shè)備.驗收.使用.維護.維護和其他環(huán)節(jié)形成的文件和材料可以準確地.從采購到報廢整個過程的完整狀態(tài)信息。

　　二.儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題

　　1.檔案管理制度不完善

　　一些檢驗檢測實驗室沒有根據(jù)自身情況建立有效的儀器設(shè)備檔案管理制度，明確相關(guān)部門和人員的職責，缺乏有效的檔案管理和監(jiān)督機制。

　　2.檔案管理意識不強

　　儀器設(shè)備檔案管理意識不強，主要體現(xiàn)在一些檢驗檢測實驗室。雖然制定了相應(yīng)的檔案管理程序，但由于對儀器設(shè)備檔案管理的重要性認識不足，相關(guān)制度無效，儀器設(shè)備檔案工作落實不到位。

　　3.檔案管理人員隊伍薄弱

　　目前，一些實驗室的儀器使用部門沒有設(shè)置儀器設(shè)備檔案管理員。雖然一些實驗室在儀器使用部門設(shè)置了儀器設(shè)備檔案管理員，但由于缺乏檔案管理專業(yè)知識.不清楚如何管理設(shè)備檔案，不能正確.及時地收集.對儀器設(shè)備檔案資料進行整理歸檔。此外，實驗人員流動變化較大，有時會因交接不到位而導致檔案工作脫節(jié)。

　　4.檔案利用率低

　　目前，儀器設(shè)備檔案的一大問題是檔案資料收集不完整。通常，檔案資料只收集儀器設(shè)備的招標、采購和驗收相關(guān)資料，然后在使用過程中形成驗證/校準/驗證.期間核查.維護.維修.甚至改變材料收集不完整或者沒有收入的檔案。

　　另外，由于大多數(shù)檢驗檢測實驗室的儀器設(shè)備檔案管理，仍處于紙質(zhì)材料階段，檔案查詢不方便。

　　三.解決儀器檔案管理問題的對策

　　檢驗檢測機構(gòu)可以針對儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題，采取以下對策：

　　1.完善制度，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理

　　檢驗檢測實驗室應(yīng)根據(jù)自身情況，建立有效的儀器設(shè)備檔案管理體系，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理。例如，制定嚴格的檔案管理操作程序，規(guī)范儀器設(shè)備檔案資料的收集.立卷歸檔.利用.銷毀等工作流程，統(tǒng)一設(shè)備檔案記錄格式，明確歸檔內(nèi)容.歸檔時間.環(huán)境設(shè)施對檔案存放場所的要求.儀器設(shè)備使用和管理部門的任務(wù)分工.儀器設(shè)備檔案管理員的崗位職責等。此外，檢驗檢測實驗室還應(yīng)制定監(jiān)督評估機制，對儀器設(shè)備檔案的管理進行檢查和監(jiān)督。

　　2.提高對儀器設(shè)備檔案重要性的認識

　　首先，檢驗檢測實驗室的領(lǐng)導需要帶頭提高對儀器設(shè)備檔案重要性的認識，了解儀器設(shè)備檔案管理在實驗室管理中的重要作用。其次，實驗室可以通過培訓.通過發(fā)布宣傳材料等方式，有針對性地宣傳設(shè)備檔案管理的檔案意義和系統(tǒng)文件，普及儀器設(shè)備檔案管理知識，提高員工對儀器設(shè)備檔案管理的認識。

　　3.加強儀器設(shè)備檔案管理人員隊伍建設(shè)

　　從招標采購到報廢，儀器設(shè)備的周期很長，涉及多個部門.人員，因此，要做好儀器設(shè)備的檔案管理，需要相關(guān)部門的共同努力才能完成。檢驗檢測實驗室可設(shè)立儀器設(shè)備檔案管理團隊，由儀器設(shè)備管理部門負責人和儀器使用部門協(xié)助。利用儀器設(shè)備檔案管理中不同部門的分工，有機地協(xié)調(diào)儀器設(shè)備檔案的建立和整個銷毀過程的收集.實現(xiàn)儀器設(shè)備的動態(tài)管理。

　　定期組織人員進行檔案管理學習和培訓，加強人員設(shè)備檔案管理能力，深化各部門設(shè)備檔案管理員對其崗位職責的理解，如設(shè)備管理部門檔案管理員，應(yīng)積極聯(lián)系設(shè)備使用部門檔案管理員，及時收集和歸檔設(shè)備安裝、調(diào)試和使用一系列記錄。

　　組織者應(yīng)制定適當?shù)膷徫患钫?，提高儀器設(shè)備檔案管理員的積極性。

　　4.建立動態(tài)儀器設(shè)備臺賬

　　儀器設(shè)備檔案管理的最終目的是有效利用檔案。檢驗檢測實驗室需要建立可實時更新的儀器設(shè)備臺賬，特別是電子臺賬，方便用戶查閱和統(tǒng)計儀器相關(guān)信息。賬戶信息包括儀器設(shè)備的名稱.型號.生產(chǎn)廠家.出廠編號.使用部門.購置日期.固定資產(chǎn)編號.采購價格.驗證/校準/驗證.期間核查.儀器運行狀態(tài).是否已報廢.檔案借閱等信息可隨時處理，包括固定資產(chǎn)總價值的定期統(tǒng)計.報廢設(shè)備統(tǒng)計表等。

　　5.嚴格的檔案借閱制度

　　為確保儀器設(shè)備檔案的完整性，應(yīng)建立嚴格的檔案借用.歸還.交接驗收系統(tǒng)，以避免其損失。隨機技術(shù)文件，如經(jīng)常使用的儀器設(shè)備的操作手冊，在辦理歸檔手續(xù)后，可以將相關(guān)材料復制到使用部門：如果難以復印，可以在使用部門辦理檔案借閱登記后，將相關(guān)材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。

　　6.推進儀器設(shè)備檔案數(shù)字化管理

　　計算機技術(shù).隨著通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。在滿足實驗室管理系統(tǒng)對儀器設(shè)備檔案管理要求的前提下，檢驗檢測實驗室應(yīng)充分利用現(xiàn)代技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理模式進行改造，利用電子技術(shù)開發(fā)建立儀器設(shè)備檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫，包括儀器設(shè)備分類帳.維護計劃.維護記錄.使用記錄.完善儀器設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化.網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案的利用率，滿足用戶快速查詢各種設(shè)備儀器檔案數(shù)據(jù)的實際需要。

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